HR software en personeelsinformatiesystemen helpen jou als HR professional bij je dagelijkse, administratieve werkzaamheden. Sterker nog: ze nemen taken van je over. Niet zo gek dus dat steeds meer bedrijven de mogelijkheden van HR systemen zien en zich dankbaar laten ondersteunen door de techniek. Het gevolg? Ze houden tijd over. “Die je mooi kunt besteden door te focussen op de werknemers”, vertelt Bianca Kooreman, HR manager bij MEHR.
Wil jij weten hoe je de tijd die je bespaart het best invult? Hoe je HR automation gebruikt om van jezelf een betere people manager te maken? Lees mee en laat je inspireren!
Van losse excelletjes naar optimaal overzicht
“Als HR servicebureau werken we voor mkb-bedrijven die hun HR outsourcen”, legt Bianca uit. “Bijvoorbeeld omdat de directeur of finance manager de personeelszaken er niet meer bij kan doen of ze de HR-processen professioneel en efficiënt ingericht willen hebben. We komen op veel plekken en zien verschillende HR systemen. Bij sommige bedrijven staat alles in Google Docs, bij andere spotten we nog losse bestanden met verlofoverzichten, verzuimlijsten en afloopdata van contracten! Nemen wij de HR uit handen, dan zetten we om te beginnen de hele personeelsadministratie over naar NMBRS.”
Efficiënter, sneller, handiger en overzichtelijker
“Waar ik in 2001 – vers van school – nog werkte met papieren verlofbriefjes en fysieke personeelsdossiers die van de kast ‘in dienst’ naar de kast ‘uit dienst’ verhuisden, heb je tegenwoordig alle relevante informatie digitaal bij elkaar op één plek. Dat is natuurlijk het grote voordeel van HR informatiesystemen. Je hoeft niet meer handmatig op zoek naar gemaakte afspraken en vindt overeenkomsten sneller. En wijzig je iets op plek 1, dan verandert het vanzelf mee op plek 2 (lees: pensioenfonds, verzekering, arbodienst of boekhoudpakket). Automatisering helpt je tijd vrijmaken voor de menselijke kant van het vak: alles wat niet te digitaliseren is!”
Oog en oor voor medewerkers en leidinggevenden
Voorselectie en aannameadvies bij werving. Onboarding. Loopbaangesprekken voeren en bij voortgangsgesprekken zitten. Zomaar een paar zaken waar je als HR adviseur of HR manager aanzienlijk waarde kunt toevoegen volgens Bianca. “Soms heeft een manager bijvoorbeeld een wens over waar hij naartoe wil met zijn afdeling. Strookt dat met de wensen van de werknemer? Wat heeft hij of zij nodig om te groeien? Ik ben onpartijdig en behartig in zulke gesprekken de belangen van beiden. Eigenlijk is HR een soort mediation. Hoe eerder en beter je stuurt en begeleidt, hoe minder de kans op escalatie en hoe groter de kans op succes. Voor de organisatie én de individuele medewerkers.”
Nieuwe taken van de HR professional
Een van de belangrijkste HR taken van de laatste jaren vindt Bianca verzuimpreventie. “Met goede en tijdige verzuimgesprekken valt veel winst te behalen. Bovendien is tijdig signaleren noodzaak sinds de Wet Poortwachter. Er wordt veel van de werkgever verwacht.” Een tweede kerntaak ziet Bianca in de employee journey. “Door aandacht te hebben voor iemands privésituatie en een familiegevoel te creëren, vergroot je het werkgeluk.” Als derde noemt Bianca het creëren van ambassadeurs voor je bedrijf. “Haal ze enthousiast binnen, bezorg ze een leuke tijd en zorg dat ze op een goede manier weggaan en positief over je bedrijf praten.” Last but not least ziet Bianca zichzelf tegenwoordig meer leidinggevenden coachen. “Wij HR professionals zijn steeds meer sparring partners. Willen de managers van directief naar coachend leiderschap? Grijp je kans!”
Van administrator naar groeifacilitator
“Doordat onze maatschappij en cultuur continu veranderen, wijzigt ook onze rol”, gaat ze verder. “Bedrijven werken meer met zelfsturende teams en starters zijn momenteel vooral bezig met de vraag waar ze energie van krijgen. We moeten meer en meer naar de persoon achter de functie kijken. Het is dus maar goed dat de techniek onze agenda hiervoor vrijmaakt. En ook die van managers trouwens. Als HR processen op de achtergrond soepel verlopen, kan iedereen meer focussen op de core business. Hoe minder administratieve to do’s, hoe meer aandacht voor de medewerkers, hoe lager het verloop en hoe beter je talent behoudt.”
Hoe kies je een HR-systeem?
In een markt waarin zowat wekelijks nieuwe software verschijnt, is het lastig keuzes maken. Toch heeft Bianca wat tips waardoor dit makkelijker wordt. “Heb je functionaliteitsproblemen, bedenk dan eerst of je je oude systeem inruilt voor een modern systeem of dat je huidige systeem er met een upgrade of nieuwe module weer even mee door kan. Wordt het optie 1, kijk dan goed naar de factor online/offline beschikbaarheid. Zeker in deze tijd van thuiswerken, wat in de toekomst waarschijnlijk populair blijft, wil je software die altijd en overal steady, up-to-date en inzichtelijk is. Zowel voor HR als leidinggevenden en werknemers.
Op weg naar futureproof HR
Naast dit plaatsonafhankelijk werken, spelen meer factoren een rol. “Is er een directe koppeling met andere programma’s en wordt een salariswijziging bijvoorbeeld meteen doorgesluisd naar het boekhoudpakket en pensioenfonds? Hoe zit het met de gebruiksvriendelijkheid? Anno 2020 wil je systemen met je mobieltje kunnen bedienen en wat inloggen betreft: je moet het mensen zo makkelijk mogelijk maken. Zeker voor de nieuwe generatie, die is opgegroeid met intuïtieve software, geldt dat één klik genoeg moet zijn. NMBRS voldoet aan al deze eisen, vandaar dat wij hiervoor gekozen hebben. Met HR automation koop je tijd, zekerheid en veiligheid. Genoeg reden dus om ervoor te gaan als je ’t mij vraagt!”