Met de komst van corona zijn we massaal online gaan meeten. Dagen waarbij je vijf uur per dag in online meetings zit, zonder pauze, zijn geen uitzondering meer. Maar moet je werkelijk overal een call voor inplannen en echt bij élke meeting zijn? Of lijd jij heel misschien een ietsie pietsie aan FOMO?
Hoe dan ook, na het lezen van dit artikel weet je hoe het zit en kies je voortaan makkelijker tussen accepteer en weiger. Nog meer vergaderverzoeken? Kom maar door!
Meer meetings dan ooit
Nu we niet meer in de kantoortuin zitten, niet meer kunnen binnenlopen bij onze manager en ook geen spontane ontmoetingen in de kantine meer hebben, moeten we wel een call inschieten om contact te houden. Zelfs dat ‘even bijpraten’ van vroeger heet nu een meeting en staat in de agenda. Daarbij komt dat online vergaderen vermoeiender is dan een fysieke vergadering, met dank aan beeld- en geluidissues en het feit dat je continu naar een scherm tuurt. Dus ook al heb je feitelijk misschien net zoveel contactmomenten of vergaderingen als vóór corona, het lijken er meer.
Niks willen missen
Sommige deskundigen denken dat onze nieuwe online-meetingcultuur te wijten is aan de angst om informatie te missen. We zijn immers allemaal thuis, missen snelle updates bij het koffieapparaat en snakken naar een gesprek met die collega die normaal altijd tegenover ons zat. Een meeting af en toe is dan ook zeker zinvol, al is het maar om de verbinding te behouden. Maar als we eerlijk zijn, hebben we allemaal wel één of twee onnuttige meetings per week…
Hoe meer meetings, hoe minder productiviteit
Wat voor effect hebben al die meetings op onze productiviteit? Nou, weinig positieve, daar zijn de geleerden het over eens. Online ergeren we ons eerder aan gesprekspartners en dwaalt onze aandacht makkelijker af. Uit diverse onderzoeken – onder andere door Nemo Kennislink die meerdere professoren en hoogleraren naar hun bevindingen vroeg – blijkt dat real life vergaderen betere ideeën voortbrengt en dat oplossingen voor gevoelige kwesties eerder op tafel komen. Zaken als non-verbale communicatie en natuurlijke lichtinval zorgen ervoor dat we alerter en inventiever zijn. Face-to-face vergaderen maakt dus slimmer en creatiever. “Échte sociale interactie is en blijft het prettigst en het productiefst”, aldus Mark Dingemanse van de Radboud Universiteit.
Vergaderverzoek: wel of niet accepteren?
Welke afwegingen maak jij om een meeting bij te wonen? Sommige mensen vinden vier meetings per dag de absolute max, anderen kijken meer naar de aard van de vergadering en bepalen zo of ze erbij aanwezig moeten en willen zijn. Om je te helpen bij deze shift hebben we enkele weetjes en tips op een rij gezet. Zo kun je voor jezelf nagaan of je echt bij de volgende meeting aanwezig moet zijn of dat je wel een keertje gemist kunt worden.
Wel of geen meeting plannen?
Ook als jij zo iemand bent die overal een meeting voor inschiet omdat je bang bent statussen vanuit elke hoek te missen, is het zinvol onze tips even door te nemen. Overal automatisch een meeting voor inplannen is namelijk echt niet nodig. Op de hoogte blijven kan ook op andere (lees: minder vermoeiende) manieren. Je agenda en hoofd zullen je dankbaar zijn!
Tips voor mensen met Meeting-FOMO
- Eén voor allen
Besef dat het niet nodig is met het hele team in een wekelijkse ‘statusupdate’ meeting te zijn. Wanneer één van jullie gaat, kan hij of zij de betreffende stakeholders op de hoogte brengen en de informatie uit de meeting weer terugbrengen naar het team. - Transparant werken
Als jullie nog ieder voor zich werken aan projecten, overweeg dan een transparante werkwijze. Er zijn tal van projectmanagementsystemen en tools op de markt waarmee je projecten zichtbaar in kaart brengt. Zo zijn statusupdates niet meer nodig en hoef je alleen maar te meeten wanneer het om de inhoud gaat. - Lang leve de notulen
Is jouw input echt nodig, of ben je uitgenodigd uit beleefdheid of gewoon omdat het kan? Wanneer dit niet duidelijk is, vraag dan of er genotuleerd wordt. Notulen maken het mogelijk achteraf te scannen wat besproken is. Blijkt achteraf dat jouw input wel nodig was? Dan zal dit altijd alsnog direct aan je gevraagd worden. - Conference walking of videolunch
Kom je er niet onderuit, maak de meeting dan wat aangenamer! Stel eens voor om wandelend of lunchend bij te praten. Tien tegen één dat je naderhand niet uitgeblust bent, maar juist met een opgeladen gevoel weer verder werkt. - Oldschool bellen of mailen
Nog een alternatief voor de ingeburgerde Zoom, Meet of Teams vergadering is het ouderwetse telefoontje of mailtje. Niet elke boodschap vereist zichtbaarheid. Soms is een snel belletje voldoende en het voordeel van mail is dat de ontvanger het leest op een moment dat het hem of haar uitkomt. Dat geeft toch net wat meer rust dan elke keer op het afgesproken moment ‘verplicht’ achter je scherm verschijnen.